HR Specialist

About Mapon
Mapon is a fast-growing global leader in telematics, empowering thousands of companies across Europe with advanced GPS tracking, fleet management, and video telematics solutions. With offices in Latvia, Estonia, Sweden, Finland, Spain, Ireland, Lithuania, and Denmark, we're building smart mobility for a better future. Join our team to shape the next generation of tech while growing in a collaborative and inclusive environment.

Our HR team is built on collaboration, growth, and a supportive work environment — and we're now looking for an HR Specialist to help strengthen our people processes, enhance the employee experience, and handle the organization's incoming and outgoing correspondence with care and precision.

Your main responsibilities will include:

HR Processes & Documentation

• Take ownership of HR documentation and correspondence across the entire organization, ensuring accuracy, consistency, and compliance
• Manage incoming and outgoing correspondence across the organization
• Manage documentation for employee onboarding and offboarding processes
• Support internal HR projects and initiatives aimed at process improvement and employee engagement
• Maintain employee health and safety documentation and training records
• Coordinate work safety processes and ensure compliance with regulations

HR Data Management

• Enter, update, and maintain accurate employee information in the HR system and be owner of the systems used on daily basis for HR data (SageHR, MS Dynamics 365 Business Central)
• Ensure all HR data and records are complete, up to date, and compliant with company policies and legislation
• Track and manage employee absences, vacations, and sick leaves

Payroll Administration

• Prepare and process monthly payroll data in coordination with the accounting team
• Ensure accuracy and compliance with local tax and labour laws
• Maintain employee compensation and benefit information

Employee Support

• Serve as a point of contact for employees on HR-related matters
• Provide guidance and assistance regarding company policies and procedures
• Support team leads and management with HR information and reports
  

We're looking for someone who:

• Has previous experience in HR administration (at least 2 years)
• Experience with systems below or similar, will be considered as an advantage (SageHR, MS Dynamics 365 Business Central; ATS System Breezy)
• Understands payroll and basic labour law principles
• Is detail-oriented, organized, and proactive
• Has excellent communication skills in Latvian and English (we work in an international environment, and it's needed for communication with other offices)
• Enjoys working with people and contributing to a positive workplace culture
  

We offer:

• Being part of an international team of 200+ colleagues that you can work together on exciting tasks, learn from, have fun workdays with and spend great time in our social events;
• Salary range EUR gross (compensation depends on knowledge and experience);
• Paid lunches and fresh fruit in the office;
• Personalized employee benefits after the probation period — you can choose the option that suits you best: (a premium health insurance policy (including mental health support, dental care, and massage courses), a sports program, or Employer contributions to your 3rd pension pillar);
• Work 2 days/week in the office and hybrid set-up;
• Additional paid days off, including your birthday;
• Paid days for physical and mental well-being recovery;
• An annual learning budget to support your professional development — from seminars to book purchases;
• Free parking next to the office;
• A dedicated budget for team-building activities;
• Covered participation in major sports events such as Stirnu buks and the Riga Marathon;
• Hobby groups and social activities within the Draugiem Group community.
  

Interested? Send us your CV

*We provide detailed feedback on interview performance and/or the technical task only to candidates who have reached the final stage of the selection process.

Mapon AS

Pozīcijas nosaukums: Personāla speciālists/-e

Par Mapon

Mapon - Draugiem Group uzņēmums, ir viens no Ziemeļeiropas vadošajiem B2B autoparku pārvaldības un izsekošanas risinājumu piegādātājiem. Uzņēmumam ir vairāk nekā klientu un plašs partneru tīkls Norvēģijā, Dānijā, Beļģijā, Horvātijā, Polijā, Lietuvā un Ukrainā, un birojos Latvijā, Lietuvā, Igaunijā, Somijā, Dānijā, Īrijā un Spānijā strādā vairāk nekā 200 profesionāļu. Aicinām noliktavas komandai pievienoties Elektronikas tehniķi - komplektētāju, kurš/-a vēlas strādāt dinamiskā un starptautiskā vidē.

Mūsu personāla komanda balstās uz sadarbību, izaugsmi un atbalstošu darba vidi — un tagad mēs meklējam personāla speciālistu, kas palīdzētu stiprināt mūsu personāla procesus, uzlabot darbinieku pieredzi un rūpīgi, kā arī precīzi apstrādāt organizācijas ienākošo un izejošo korespondenci.

Tavi galvenie pienākumi ietvers:

HR procesi un dokumentācija

• Atbildēt par HR dokumentāciju un saraksti visā organizācijā, nodrošinot precizitāti, konsekvenci un atbilstību
• Pārvaldīt ienākošo un izejošo korrespondenci visā organizācijā
• Pārvaldīt dokumentāciju darbinieku uzņemšanas un atlaišanas procesiem
• Atbalstīt iekšējos HR projektus un iniciatīvas, kuru mērķis ir procesu uzlabošana un darbinieku iesaistīšanās
• Uzturēt darbinieku veselības un drošības dokumentāciju, atskaites, organizēt apmācības
• Koordinēt darba drošības procesus un nodrošināt atbilstību noteikumiem

HR datu pārvaldība

• Ievadīt, atjaunināt un uzturēt precīzu darbinieku informāciju HR sistēmā un būt atbildīgam par sistēmām, kas tiek izmantotas ikdienā HR datiem (SageHR, MS Dynamics 365 Business Central)
• Nodrošināt, ka visi HR dati un ieraksti ir pilnīgi, atjaunināti, atbilst uzņēmuma politikai un likumdošanai
• Sekot un pārvaldīt darbinieku prombūtnes, atvaļinājumus un slimības atvaļinājumus

Algu administrēšana

• Sagatavot un apstrādāt ikmēneša algu datus sadarbībā ar grāmatvedības komandu
• Nodrošināt precizitāti un atbilstību vietējiem nodokļu, un darba tiesību aktiem
• Uzturēt darbinieku atalgojuma un pabalstu informāciju

Darbinieku atbalsts

• Būt par kontaktpersonu darbiniekiem dažādos jautājumos
• Sniegt norādījumus un palīdzību saistībā ar uzņēmuma politiku, un procedūrām
• Atbalstīt komandu vadītājus un vadību ar cilvēkresursu informāciju, ziņojumiem

Meklējam kādu, kam ir:

• Ir iepriekšēja pieredze kā personāla speciālistam (vismaz 2 gadi)
• Pieredze ar zemāk minētajām vai līdzīgām sistēmām tiks uzskatīta par priekšrocību (SageHR, MS Dynamics 365 Business Central; ATS System Breezy)
• Pārzina algu aprēķināšanu un darba tiesību pamatprincipus
• Ir detalizēts, organizēts un proaktīvs
• Pārvalda latviešu un angļu valodu (mēs strādājam starptautiskā vidē, un angļu valoda ir nepieciešama saziņai ar citiem birojiem, dokumentācijai)
• Patīk strādāt ar cilvēkiem un veicināt pozitīvu darba vidi

Ko mēs piedāvājam:

• Atalgojumu EUR pirms nodokļu nomaksas, papildus piemaksa par mērķtiecīgi un veiksmīgi uzrunātajiem kandidātiem;
• Apmaksātas pusdienas un augļus birojā;
• Individualizētus darbinieku labumus pēc pārbaudes laika, no kuriem vari izvēlēties sev piemērotāko (premium klases veselības apdrošināšanas polisi (iekļaujot mentālās veselības atbalstu, zobārstniecību un masāžu kursus), sporta papildprogrammu vai darba devēja veiktas iemaksas tavā 3. pensiju līmenī);
• Papildus apmaksātas brīvdienas, ieskaitot dzimšanas dienu un apmaksātu mācību atvaļinājumu;
• Apmaksātas dienas fiziskās un mentālās veselības atjaunošanai;
• Gada mācību budžetu tavu prasmju un zināšanu pilnveidei no semināriem līdz grāmatu iegādei;
• Bezmaksas autostāvvietu pie biroja;
• Elastīgu darba laiku iespēju uzsākt darba dienu jebkurā laikā līdz 11:00;
• Darbu no biroja (vismaz 2 reizes nedēļā) un hibdrīddarba iespējas;
• Komandas saliedēšanās pasākumiem piešķirtu īpašu budžetu;
• Apmaksātu dalību lielākajos sporta pasākumos, piemēram, Stirnu buks un Rīgas maratonā;
• Interešu grupas un aktivitātes Draugiem Group kolektīva ietvaros.

Gaidīsim Tavu CV

*Kvalitatīvu atgriezenisko saiti par sniegumu intervijā un/vai tehniskajā uzdevumā sniedzam tikai tiem kandidātiem, kuri sasnieguši pēdējo atlases posmu.
AS Mapon (reģ.nr

---